会議やミーティングでの
コミュニケーション編
社内会議
社会人となって企業に就職すると、避けては通れないのが「社内での会議*」です。
入社していきなり「会議」と言われても困ってしまいますよね...。
このセクションでは、実際に社会人が抱える「社内での会議」に関する悩みや、
参加するにあたっての心構えを紹介していきます！
*「社内での会議」：同じ会社の社員のみで行う会議
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理想の会議
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✓ 「会議の終わり方」への不満を解決するには、時間制限・ファシリテーターの設定が効果的！
✓ 良いファシリテーターになるためには、アイスブレイク・時間管理・参加者の自己肯定感UP・アイデアの整理を意識！
教えてタツオネ！
☆「理想の会議」の早わかりポイント☆
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あなたは今まで参加した会議に
対してどんな不満を持った？
この質問に対し、社会人43名に回答をしていただきました。
その結果...
特にない
会議が終わっても
何も決まっていない
終了時間を過ぎても
終わらない
議論の内容が薄く、
参加する意味が感じられない
会議に対する不満の多くが、「会議の終わり方」に対するものでした。
つまり「会議の終わり方」を改善する必要があるのです！
アンケートでも挙がっていた
終了時間が過ぎても
終わらない
結局何も
決まっていない
参加する意味が
感じられない
こんな風に感じる会議は「ムダ会議」です！(中原, 2017)
ムダな会議に参加するよりも、なるべく効率的な会議に参加したいですよね？
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でも効率的な会議って
どんな会議か分からないっす...
私が「理想の会議」を紹介しよう
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「理想の会議」とは、
時間制限
ファシリテーター*
の２点が明確になっている会議です。（中原, 2017）
*「ファシリテーター」：司会進行に加えて、参加者の活動を支援する役割（大石, 2017）
実際に...
業績が向上している会社では、
１回の会議時間が 67.2分 / 1日に参加する会議の数が 1.7回
業績が減少している会社では、
１回の会議時間が 79.5分 / 1日に参加する会議の数が 2.0回
というデータもあります。（ジェイアール東海エージェンシー）
つまり、なるべく短い時間の中で充実した会議を行うことが、業績UPの秘訣とも言えるのです！
会議の議題や使用する資料を「事前に共有する」ことで、会議の時間を減らしましょう！
こうすることで、参加者は事前に会議の内容について把握することができます。（日経BP社, 2017）
さらに、会議をコントロールするファシリテーターを設定することで、
会議の目的や「終わり方」を明確にすることができます。（中原, 2017）
しかし現状は、日本企業ではファシリテーションスキルを学ぶ機会が少なく、
ファシリテーターの役割を明確化している割合も全体の 20％ を切っています。（中原, 2017）
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じゃあどうやってファシリテーションスキルを身に付ければいいの？
大学生のみんなが普段から使える
ファシリテーションのコツを紹介するよ
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良いファシリテーターになるためには
アイスブレイク
参加者の
自己肯定感UP
時間管理
アイデアの整理
の４点がカギとなります。
会議の最初には、どんな人も緊張や不安を持っています。
個性的な自己紹介や、簡単なゲームなどを行うことで、場の雰囲気を和らげましょう！
（堀, 2004）
アイスブレイク
（安藤, 2015）
あまり細かく時間を設定すると自由な発言がしにくくなりますが、
いつまでもダラダラと話を続けるのも効果的ではありません。
スマホのストップウォッチ機能やタイマー機能を活用して、
効果的に時間管理を行いましょう！
時間管理
参加者の自己肯定感UP
（安藤, 2015）
どんな意見でも、一旦肯定しましょう。
人間は、自分が出したアイデアが肯定されると、
その後のアイデアを出しやすくなるという性質があります。
記録には、紙・Word・Googleドキュメント等を使いましょう。
これらのツールでは、アイデアが増えてきたタイミングで
紙・ページを増やすことができ、後から見返すことも簡単にできます。
（吉田・杉山, 2015）
アイデアの整理
アイデアが尽きてきたら、それまでに出たアイデアを整理しましょう!
出たアイデアを分類ごとに分けることで、アイデアごとのつながりを明確にしましょう。
これによってアイデアが尽きてしまったチームの雰囲気も変化することでしょう！
会議の活性化
教えてタツオネ！
☆「会議の活性化」の早わかりポイント☆
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✓ 会議を活性化させるには、参加者の発言を増やすことが大切！
✓ 発言を増やすためには、質問を投げかける・質問シートを使ってみるを実践してみよう！
充実した会議を実現するには、会議を活性化させなければなりません！
会議をもっと活性化させるには
どうすればいいの？
会議をもっと活性化させるためには発言を増やすことが最も重要です。
あなたが先陣を切って、よりよい会議を実現させましょう！
就職活動でも役立つかも！？
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参加者の発言を増やすためには、
質問を投げかける
質問シートの使用
出典：日経ビジネスアソシエ 2017年7月号
河田真誠：http://shinsei-kawada.com
が効果的です！
質問を投げかける
（Cd株式会社, 2018）
「クローズドクエスチョン」「オープンクエスチョン」
という言葉をご存知ですか？
初めて聞いたのだよ
「クローズドクエスチョン」っていうのは
YES／NOで答えられる質問のこと、
「オープンクエスチョン」っていうのは
自由な回答が求められる質問のことを言うんだ。
クローズドクエスチョンだと、YES／NOで答えられてしまうため、
それだけで意見が終わる可能性があります。
しかし、オープンクエスチョンの場合は、あらゆる角度から意見を
出せるため、議論が活発になりやすいのです。
（日経BP社, 2017／河田真誠 http://shinsei-kawada.com）
質問シートの使用
「質問シート」とは、その名の通り、質問をするためのシートです。
質問シートを用いることで、解決したいゴールに向けて、
参加者が自由な意見を言える会議になります。
質問シートには、
「本質」を問う質問 →「原因」を問う質問 →「対策」を問う質問
の順番で質問の枠を設けましょう！
出典：日経ビジネスアソシエ 2017年7月号
河田真誠：http://shinsei-kawada.com
そして、
➀どんな答えも「正解」と考える
②どんな答えも「いいね！」と受け止める
③答えが出なくても大丈夫
④会議そのものを楽しむ！
この４つのルールを守り、あとは
「質問をリストアップ ⇒ 発表 ⇒ 議論」
の手順を繰り返しましょう！
以上で紹介した方法は、会議だけではなく、
大学のグループワークや、就職活動中のグループワークなどでも活用できます。
「質問を投げかける」「質問シートの使用」を活用して、
効率的・効果的で、満足度の高い会議を実現しましょう！！！
【参考文献】
・中原淳. パーソル総合研究所. 2017年8月. 「時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共
通）」https://rc.persol-group.co.jp/column-report/201812130003.html
・JR東海エージェンシー. 2016年3月. 「ビジネスパーソンの『社内会議』に関する調査」https://www.jrta.co.jp/research/person_vol14.pdf
・小林裕児. パーソル総合研究所. 2018年12月. 「『ムダな会議』による企業の損失は年間15億
円」https://rc.persol-group.co.jp/column-report/201812130003.html
・日経BP社. 「あなたの会社を変える『会話術』ー社長も幹部も社員も皆、成長する」. 2017年10月号 pp.39-41. http://bizboard.nikkeibp.co.jp.leyline.nanzan-u.ac.jp/houjin/cgi-bin/nsearch/md_pdf.pl/ 0000415344.pdf?NEWS_ID=0000415344&CONTENTS=1&bt=NV&SYSTEM_ID=HO
・大石加奈子. 「アクティブラーニングになるためのファシリテーションとは」. 工学教育研究講演会講演論文集. 2017年. pp.24-25. https://www.jstage.jst.go.jp/article/jseeja/2017/0/2017_24/_pdf/-char/ja
・吉田彩華. 杉山岳弘. 「学生のブレインストーミングにおけるファシリテーションの分析と提案」. 第77回全国大会講演論文集. 2015年. pp.643-644. file:///C:/Users/rekob/Downloads/IPSJ-Z77-1ZC-07.pdf
・安藤香織. 「ファシリテーション革命」. シミュレーション＆ゲーミング15.2015年. pp.56-57. https://www.jstage.jst.go.jp/article/jasag/15/1/15_56/_pdf/-char/ja
・Cd株式会社Co-ducation. 2018年2月22日. 「社員の思考力を高め発言を増やす会議のコツ」
・日経BP社. 「意見や提案が次々出てくる『質問シート』会議術」. 2017年7月号 pp.103-105.