会議やミーティングでの
コミュニケーション編
社外会議
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✓会社外部の人との会議は、信頼関係を築くことが大切だよ！
✓否定的なことを言う際は、非言語コミュニケーションやクッション言 葉を用いて相手を不快にさせない表現を心がけよう！
✓「呼び水」話法を用いて、相手が話したくなる傾聴のスキルを磨こう！！
教えてタツオネ！
☆このページの早わかりポイント☆
このページでは、取引先との交渉など会社外部の人との交渉での問題の解決法についてについて紹介します。
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コミュニケーション理論の詳しい説明にとぶよ！！
皆さんは、経験の少ない会社外部の人(取引先との交渉など)との会議を不安に感じたり、やりにくいと思ったことはありませんか？
実際に会社内部と会社外部との会議のどちらがやりにくいかアンケートをとってみると、、、
※2020年今井ゼミ六期生が43人の社会人を対象に実施した「職場におけるコミュニケーションに関する調査」の結果
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この結果より、多くの社会人が社外会議の経験が浅いことと社内会議に比べて社外会議にやりにくさを感じていることがわかりましたけど、、、え、えーと、じゃあ、初めてやる社外会議ややりにくさを感じやすい社外会議をよりよくするには、どうすればいいのでしょうか？
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社外会議経験者にどのような時にやりにくさを感じるのかを聞いてみると、、、
①相手との立場が対等でないと感じた時
②相手の信頼を得られなかった時
③相手ばかりが主張し、発言する機会が得られなかった時
④相手が意見を出してくれなかった時
⑤相手が何をどこまで理解しているかわからず説明の丁寧度に迷う
と言う意見が得られました。
では、これらの社外との会議のやりにくさを解決するには、どのようにすればいいのでしょうか？
これらの解決には、以下の２つにおけるバランスが重要になってきます。
下のボタンを押して詳しい説明を見てみましょう！！
A.社外の人との会議を円滑にする人間関係のバランス
①相手との立場が対等でないと感じた時
②相手の信頼を得られなかった時
上記の意見の解決策としては、人間関係のバランスというものが大事になってきます。
山本氏は、
信頼関係がある程度確立されなければ、交渉を実質的に進めることは難しいと述べています。
出典：山本雄一郎, 2010年
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信頼関係は、会議を進めるためにも必要不可欠ってことっすね。では、会社外部の人という、社内の人に比べて、圧倒的に相手への不確実な面（⭐️Uncertainty）が多い人からの信頼を得るにはどのようにすればいいんすかね？
まずは、⭐️Uncertaintyを減らすことが重要になってきます。
”信頼関係とは，相手を理解することから始まる。話を聞いてくれる交渉相手はそれだけで「信頼に足る人物」だという評価を得ることができる。”
出典:隅田浩司, 2005年
従って、
相手の意見に耳を傾け
相手の話を理解し、会議を進めることで
相手の信頼を得ることが大事です。
会社の外部の人は、同じ会社内の人に比べて、知らない部分などが多いよね。そのような場合には、深すぎる自己開示ではなく、浅い会話を通して徐々に互いへの⭐️Uncertainty（不確実さ） を減らすことで信頼関係を築くことが期待できるよ！会社外部の人との会議は、アイスブレイク（お互いのことを知るために時間）を長くすることで、お互いの⭐️Uncertainty を減らそう！！そうすることで、お互いへの理解を深め、より良い信頼関係を築くことができるでしょう！！
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☆コミュニケーション理論 1
Uncertainty Reduction Theory (Berger&Calabrese, 1975)
Uncertainty =不確実さ
Reduction=減少
Uncertaintyを減少させるためには、コミュニケーションが大いに役立ちます。
人は相手へのUncertaintyが高い場合、相手と親しくなることが難しく、相手の情報を聞き出しずらくなります。
B.社外の人とのコミュニケーションを円滑にする言葉の量のバランス
③相手ばかりが主張し、発言する機会が得られなかった時
④相手が意見を出してくれなかった時
⑤相手が何をどこまで理解しているかわからず説明の丁寧度に迷う
上記３つの意見に関しては、言葉の量のバランスによって解決することができます。
言葉の量のバランスとは、自己主張と傾聴をバランスよく行うことです。
隅田氏は、
”交渉である以上，自己主張は重要である。”
”実際に交渉において成功を収める人物は， 相手の話に静かに耳を傾け，相手の言葉を丁寧に理解 しようと努める人物である。 ”
出典:隅田浩司,2005年
と述べています。
これから、自己主張と傾聴の両方とも交渉において重要であることがわかります。
では、自己主張と傾聴は、どのように行えばいいのか見ていきましょう！
自己主張
実際の社会人は、社外の人にネガティブな内容を伝えるときにどのような工夫をしているのかアンケートをとると以下のような結果に、、、
※2020年今井ゼミ六期生が43人の社会人を対象に実施した「職場におけるコミュニケーションに関する調査」の結果
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（人）
い。
この結果から、多くの人が直接的な表現を避けたり、⭐️非言語コミュニケーションを多く用いていることがわかるね。
効率の良い会議を進めるためには、ネガティブな内容でも言わなくてはいけない事があるよね。そのような時は、直接的な表現を避けるためにも、クッション言葉や⭐️アサーションを用いて、相手を不快にさせないように自分の伝えたいことを伝えるといいでしょう！
クッション言葉:"ストレートに言ってしまうときつくなりがちな言葉の衝撃をやわらげてくれる働きをもつ言葉 （EX) あいにくですが、もしよろしければ"
出典:村尾孝子,2017年
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☆コミュニケーション理論 2
非言語コミュニケーション
会議で念頭に入れておくべき非言語コミュニケーションとは．．．
＊笑顔→相手に与える信頼感UP （Krumhuber et al., 2007）＊
＊”準言語と感情” 準言語とは、声の高さや速さ、リズムなどを言います。声などの準言語も相手の信頼や好感度を上げるのに大切な要素です。＊
☆コミュニケーション理論 3
アサーション
アサーションとは、”自分も相手も大切にする自己表現”を言います。
～アサーションのテクニック～３つのポイント
①自分の思いを確かめる
②事実や状況を相手と共有する
③提案は具体的に述べる＋アイメッセージの活用
👉詳しい説明は、ボタンをクリックして、
【あすコミュ！脱いい顔さん】にジャンプ
傾聴
営業などにおける会社外部の人との会議では、ただ自分の伝えたい事や自分がやらなくてはいけない仕事を相手に伝えるだけではうまくいかないよね。相手の話を聞き、相手が求めていることを理解した上で、自社への興味を持ってもらうことが大事だよ！
自己主張だけをする会社に対して、いい印象なんてもてないのだよ。
何が大事になってくるのだよ？
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Q 相手の情報を引き出したり、相手に話したいと思わせるにはどのようにすればいいのでしょうか？
A
解決策として、「呼び水」話方を紹介します。その名の通り相手に話をさせる「呼び水」、つまり質問、類似事例、最新事例、ここだけの話、耳より情報を準備し、商談で振っていきましょう。
出典：営業サプリ,2019
このように、「呼び水」話方を用いて、相手を楽しく話させる⭐️傾聴のスキルを取得することで、こちらの要望を聞きいれてもらえる方向に進めていくのも１つの手と言えるでしょう！！
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※2020年今井ゼミ六期生が43人の社会人を対象に実施した「職場におけるコミュニケーションに関する調査」の結果
グラフは、社会人の方が会議で自分の意見を主張する事か周りの意見に 耳を傾けることのどちらにより意識を置いているか聞いたアンケート結果だよ！実際に社会人の方の多くが周りの意見に耳を傾ける事（傾聴）をより意識しているんだね！！
☆コミュニケーション理論 4
傾聴
傾聴とは、相手の言っていることに耳を傾け、熱心に聞くことを言います。
傾聴のスキルとは．．．
①非言語コミュニケーションに注意する
②相槌を打つ
③キーワードを繰り返す
④言い換える
⑤質問を有効に使う
👉詳しい説明は、ボタンをクリックして、
【コミュニケーション・ラボ 「i 」聞き方】
にジャンプ
つまり、言葉の量のバランスとは、
自己主張と傾聴をバランスよくとることを言います！
自己主張では、
非言語コミュニケーション、クッション言葉、アサーション
などを用いて、相手を不快にさせないように自分の主張を言ってみましょう！！
社会人の多くが会議において、自己主張よりも傾聴をより意識していたように
傾聴も会議を進めるために欠かせません！
傾聴のスキルを身に着けて、相手に楽しく話してもらえる環境づくりを
していきましょう！！
【参考文献】
山 本 雄一郎,「国際ビジネス交渉における日米の時間の概念 一ステージモデルをめぐって一Time Concepts for International Business Negotiations between Japanese and American: AStage Model Perspective」,
<https://m-repo.lib.meiji.ac.jp/dspace/bitstream/10291/15853/1/shogakuronso_92_1_31.pdf>
隅田 浩司,戦略的交渉と交渉学,<https://system.jpaa.or.jp/patents_files_old/200508/jpaapatent200508_005-013.pdf>
営業サプリ,「オンライン商談のコツ, <https://www.sapuri.co.jp/assets/img/uploads/sapuri_ebook_onlinemtg.pdf>
村尾孝子,いろいろな場面で使えるクッション言葉をマスターしよう！,
<https://co-medical.mynavi.jp/contents/therapistplus/lifestyle/business_manner/1581/>